Ей там! Като доставчик в проект на EPC преминах през възходите и паденията на мониторинг и контрол на разходите за проекта. Това не е разходка в парка, но с правилните стратегии е напълно изпълним. В този блог ще споделя някои съвети и трикове, които съм взел по пътя.
Първо, нека поговорим за това какво е проект на EPC. За тези, които не са познати,EPC проектозначава инженерство, обществени поръчки и строителство. Това е вид проект, при който едно цяло (като моята компания) е отговорно за всички аспекти на проекта, от първоначалния дизайн до крайната конструкция. Това означава, че трябва да следим внимателно разходите на всеки етап.
Разбиране на шофьорите на разходите
Първата стъпка при наблюдение и контрол на разходите за проекта е да се разбере какво задвижва тези разходи. В проект на EPC има няколко ключови фактора, които могат да окажат голямо влияние върху долния ред.
- Инженерни разходи: Това включва разходите за проектиране на проекта, създаване на чертежи и провеждане на проучвания за осъществимост. Инженерните разходи могат да варират значително в зависимост от сложността на проекта и необходимия опит.
- Разходи за възлагане на обществени поръчки: Това са разходите, свързани с закупуването на всички материали и оборудване, необходими за проекта. Разходите за възлагане на обществени поръчки могат да бъдат повлияни от фактори като пазарни цени, наличност на доставчици и разходи за доставка.
- Строителни разходи: Това е цената за реално изграждане на проекта, включително такси за труд, оборудване и такси за подизпълнители. Разходите за строителство могат да бъдат повлияни от фактори като местоположението на проекта, метеорологичните условия и ефективността на строителния екип.
Разбирайки тези шофьори на разходите, можем да идентифицираме области, в които потенциално можем да спестим пари. Например, ако знаем, че цената на определен материал се очаква да се увеличи в бъдеще, можем да се опитаме да го закупим предварително, за да се заключим на по -ниска цена.
Създаване на подробен бюджет
След като имаме добро разбиране на шофьорите на разходите, следващата стъпка е да създадем подробен бюджет. Бюджетът е като пътна карта за проекта, като ни помага да следим разходите си и да се уверим, че ще останем на път.
Когато създавате бюджет, важно е да бъдете максимално подробни. Това означава разбиване на разходите в конкретни категории и подкатегории. Например, вместо просто да бъдем бюджетиране на „материали“, може да го разградим на „стомана“, „бетон“, „Електрически компоненти“ и т.н. Това ниво на детайлност ни позволява да проследим по -точно разходите си и да идентифицираме всички области, в които може да преодолеем разходите.
Също така е важно да се вгради в някои случайност в бюджета. Аварийността е буфер от пари, които оставихме настрана да покрием неочаквани разходи. В проект на EPC винаги ще има непредвидени обстоятелства, които могат да възникнат, като например промени в обхвата на проекта, закъснения поради времето или неочаквани технически проблеми. Като имаме фонд за извънредни ситуации, можем да избегнем необходимостта да правим съкращения в последния момент или да преодолеем бюджета.
Мониторингът струва редовно
След като бюджетът е наличен, следващата стъпка е редовно да наблюдавате разходите. Това означава да следите всички разходи, свързани с проекта и да ги сравнявате редовно с бюджета.
Един от начините да направите това е да използвате система за проследяване на разходите. Налични са много различни софтуерни програми, които могат да ни помогнат да проследим разходите, като Microsoft Excel, QuickBooks или специализиран софтуер за управление на проекти. Тези програми ни позволяват да въвеждаме разходите си, да ги категоризираме и да генерираме отчети, които ни показват как се справяме в сравнение с бюджета.
Друг важен аспект на разходите за мониторинг е извършването на редовни прегледи на разходите. Това включва да седнете с екипа на проекта и да се преодолеят подробно разходите. По време на тези рецензии можем да идентифицираме всички области, в които сме преодолявали разходите или където има възможности за спестяване на пари. След това можем да предприемем действия за справяне с тези проблеми, като например предоговаряне на договори с доставчици или намиране на по-рентабилни начини за изпълнение на определена задача.
Контрол на разходите чрез ефективно управление на проекти
В допълнение към мониторинга на разходите, също така е важно да се предприемат стъпки за контрол на разходите чрез ефективно управление на проекти. Това означава да се уверим, че проектът се изпълнява ефективно и че получаваме най -голяма стойност за парите си.
Един от начините да направите това е да използвате методология за управление на проекти като Agile или Lean. Тези методологии се фокусират върху предоставянето на стойност на клиента по възможно най -ефективния начин, като същевременно минимизират отпадъците и намаляват разходите. Използвайки тези методологии, можем да гарантираме, че проектът е завършен навреме, в рамките на бюджета и на необходимите стандарти за качество.
Друг важен аспект на ефективното управление на проекти е да се общува ефективно с всички заинтересовани страни, участващи в проекта. Това включва клиента, дизайнерския екип, строителния екип и доставчиците. Като информираме всички за състоянието на проекта, бюджета и всички промени или проблеми, които възникват, можем да избегнем недоразумения и да гарантираме, че всички работят за една и съща цел.
Преговори с доставчици
Като доставчик в проект на EPC, едно от най -важните неща, които можем да направим, за да контролираме разходите, е да договаряме ефективно с нашите доставчици. Това означава да получим най-добрата възможна цена за необходимите материали и оборудване, като същевременно гарантираме, че получаваме висококачествени продукти и услуги.
Когато преговаряме с доставчици, е важно да направим нашите изследвания и да разберем пазарните цени за продуктите и услугите, които купуваме. Това ще ни даде по -добра представа какво е справедлива цена и ще ни помогне да договаряме по -ефективно. Също така трябва да сме готови да се отдалечим от сделка, ако не можем да получим цената или условията, които искаме.
Друго важно нещо, което трябва да вземете предвид при преговорите с доставчиците, е да се изграждат дългосрочни отношения. Работейки с едни и същи доставчици по множество проекти, често можем да получим по -добри цени и условия. Можем също така да развием по -добро разбиране на нуждите и очакванията на другия, което може да доведе до по -ефикасно и ефективно сътрудничество.
Заключение
Мониторингът и контролирането на разходите за проекта в проект на EPC е предизвикателна, но съществена задача. Разбирайки шофьорите на разходите, създаване на подробен бюджет, редовно наблюдение на разходите, контролиране на разходите чрез ефективно управление на проекти и преговори с доставчици, можем да гарантираме, че проектът е завършен навреме, в рамките на бюджета и на необходимите стандарти за качество.
Ако участвате в проект на EPC и търсите надежден доставчик, който може да ви помогне да наблюдавате и контролирате разходите за вашия проект, бих искал да чуя от вас. Чувствайте се свободни да се свържете с мен, за да обсъдим изискванията на вашия проект и да видите как можем да работим заедно.
ЛИТЕРАТУРА
- Kerzner, H. (2017). Управление на проекти: Системен подход за планиране, планиране и контрол. Уайли.
- PMI. (2017). Ръководство за управлението на знанията за управление на проекти (Ръководство за PMBOK). Институт за управление на проекти.
- Wysocki, RK (2019). Ефективно управление на проекти: Традиционно, пъргаво, екстремно. Уайли.